Jeg vil i en række indlæg komme ind på, hvordan man kan forebygge arbejdsrelateret stress. Jeg tager udgangspunkt i følgende fem niveauer: individ, gruppe, ledelse, organisationsstruktur og organisationskultur. Dette skal ikke opfattes som hierarkiske niveauer i en organisation, som man nogle gange gør med IGLO-modellen, men som emergente niveauer, der bygger oven på hinanden. Det kommer jeg tilbage til.
I dette første indlæg vil jeg fokusere på at forebygge stress på individniveauet. Individer er der alle personer i virksomheden, inklusive alle lederne.
En udfordring ved at forebygge stress her i Danmark er, at ordet stress har flere forskellige betydninger. Det første skridt er derfor at få styr på betydningerne, så man kan arbejde konstruktivt med stress.
Den første betydning er den, man også bruger inden for videnskaben og ofte på engelsk. Det er den stress, vi oplever i hverdagen. Videnskabeligt kaldes det for akut stress. Det er, hvor vi ”føler os stressede”, og hvor der er en stressårsag til stede. Vi oplever et kamp-flugt-respons og får ekstra stresshormoner i blodet. Det er som dråber i et bæger, hvor hver stress-situation giver en dråbe. Hvis de fordamper igen, det vil sige, hvis vi restituerer efter et stressrespons, så sker der ikke noget. Vi kan således klare en del hverdagsstress, uden at det får nogen konsekvenser. Jeg kalder nogle gange denne første betydning af ordet stress for dagligdagsstress eller blot for stress.
Den anden betydning er, når vi ikke når at restituere tilstrækkeligt efter dagligdagsstressen, og vores krop og psyke bliver mere og mere slidt op. Det er her, vi ”er stressede” eller ”har stress”. Videnskabeligt kaldes dette ofte for kronisk stress, hvor kronisk i denne sammenhæng betyder langvarig. Dette svarer til, at der kommer flere dråber i bægeret, end der når at fordampe. Bægeret bliver mere og mere fyldt. Hvor fyldt bægeret er, er således et udtryk for stress i denne betydning nummer to. Hvor meget plads, der er over vandet i bægeret, er et udtryk for vores overskud. Så jo mere stress, jo mindre overskud. Jeg kalder nogle gange denne betydning af ordet stress for moderat eller alvorlig stress.
Den tredje betydning er en, der især bruges i Danmark. Det er, hvor vi har haft et stress-sammenbrud, og vi er ”gået ned med stress”. Vores ressourcer er brugt helt op. Stress opfattes her som en lidelse eller en diagnose, fx når vi sidestiller ”stress, angst og depression”. Bægeret er blevet fyldt, og vi fik dråben, der fik bægeret til at flyde over. Medicinsk kaldes denne betydning af ordet stress for en belastningsreaktion.
Når vi så taler om at forebygge stress, så skal vi også lige tage stilling til, hvad det er for en type stress, vi forebygger. Hvis man kun bruger ordet stress i betydning tre, så vil man ofte reagere meget sent og som regel være på bagkant. Fokus kan meget let blive på behandling frem for forebyggelse. Ved også at bruge betydning to, hvor stressen går fra at være moderat til alvorlig, så kan vi fange stressen tidligere, men det er stadigvæk ofte først, når den har udviklet sig for meget. For proaktivt at forebygge stress så er vi nødt til at have fat i betydning et, det vil sige hverdagsstressen. Her kan vi gøre noget tidligt og være på forkant. Ved at fokusere på dagligdagsstressen bliver det også udramatisk at forebygge stress, og man kan meget lettere have fokus på årsagsbehandling, hvor man ellers let kommer over i symptombehandling.
Hvis vi bruger analogien med bægeret, så er 0-24 % stress helt OK, da livet som regel er sådan. Ved 25-49 % bør man tage skridt til at stoppe for yderligere dråber. Ved 50-74 % skal der stoppes op, og der skal laves en meget målrettet indsats for at forebygge yderligere stress. Ved 75-99 % skal der ofte professionel hjælp til for at undgå en sygemelding. Ved 100 %, så er ressourcerne brugt op, og en længere restituering, ofte i form af en sygemelding, er nødvendig. Forebyggelse er mislykket.
Når man ser på individuel stress, så kan der være flere grunde til, at vi bliver stressede. Den mest almindelige grund er, at det, vi oplever, ikke stemmer overens med, hvordan vi bevidst eller ubevidst vil have, det skal være. Noget betydningsfuldt er på spil. Det kan fx være vores værdier, der er på spil. Det kan også være vores selvværd eller velvære, der er på spil. Men det kan også være andres værdier, selvværd eller velvære, der er på spil. I mere alvorlige tilfælde kan det være vores eller andres helbred eller livssituation, der er på spil – eller bare frygten for dette. Stress er ofte ikke rationel.
For en virksomhed er det første skridt at identificere, hvem der har behov for individuel stressforebyggelse. Det kan være bestemte individer eller mere bredt i organisationen. Det mest åbenbare er medarbejdere, der udviser symptomer på alvorligt stress. Det kan også være personer, som man ved vil være ekstra pressede i en længere periode. En bredere hjælp vil kunne være som følge af ændringer, som vil kræve noget mere af medarbejderne. Men det giver som regel ikke økonomisk mening at forebygge stress individuelt, hvis problemet ligger i gruppen, ledelsen, strukturen eller kulturen. Hvis det er tilfældet, kan man mere hensigtsmæssigt sætte ind på disse niveauer, som jeg kommer ind på i de kommende indlæg.
Når det er identificeret, hvem man vil hjælpe, så er det næste at kortlægge, hvad vedkommende oplever af stressårsager. Da det er forskellige ting, der kan stress os, så er man nødt til at gøre dette individuelt. Nogle ting er selvfølgelig generelle, men det er som regel ikke tilstrækkeligt at fokusere på disse. Det er vigtigt at have fokus på årsagsbehandling (det der giver dråberne) og ikke blot symptombehandling (at tømme bægeret). Afhængigt af omfanget så kan identifikationen af stressårsager gøres i en åben og tillidsfuld dialog med fx lederen, eller det skal gøres mere fortroligt fx sammen med en kompetent stresscoach.
Ansvaret for at forebygge stress hos den enkelte ligger normalt hos vedkommendes leder. En mere generel indsats, fx ved organisationsforandringer eller som en del af en lederudvikling, kan ligge i en HR-funktion. En leder vil dog kun kunne hjælpe en medarbejder et vist stykke. Hvis man har behov for at komme ind på de mere personlige egenskaber og privatlivet, vil lederen normalt ikke være klædt på til dette, og i mange tilfælde bør det heller ikke være lederen på grund at den magtrelation, der er der. HR vil kunne bidrage med nogle generelle ting. Men ellers vil det normalt være en kompetent stresscoach, der vil kunne hjælpe den enkelte medarbejder. Det kan enten være en intern eller en ekstern.
Når man skal forebygge arbejdsrelateret stress på individniveau, så er der en række indsatsmuligheder, der kan iværksættes enkeltvis eller som en kombination. En mulighed er opgavetilpasning. En anden er kompetenceudvikling. En mere personlig mulighed er at arbejde med udvikling af troen på egne evner. Endelig kan man udvikle den stresskompetente medarbejder. Jeg vil komme ind på disse indsatsmuligheder en ad gangen.
Opgavetilpasning består i at sikre, at udfordringerne tilpasses de evner, medarbejderne har. Et vist pres, kan ofte øge performance lidt, men for meget pres kan give stress, der hurtigt reducerer performance væsentligt. Opgavetilpasning består i, at lederen sammen med medarbejderen justerer på opgavetyper, opgavemængden og opgavekvaliteten, så det hænger sammen for medarbejderen. Det er vigtigt at se både på de krav, medarbejderen stiller til sig selv, og de krav, lederne og andre stiller til medarbejderen. Der skal således både laves en realistisk forventningsafstemning udadtil og indadtil for medarbejderen. Dette er den hurtige og nemme måde at forebygge individuel stress på, men den bedste indsats er som regel kompetenceudvikling.
Kompetenceudvikling består i at sikre, at evnerne passer til de udfordringer, medarbejderne oplever. Det er normalt en læringsproces, hvor udfordringer starter på et passende niveau, hæves lidt, hvorefter kompetencerne udvikles. Når der igen er balance, hæves udfordringerne igen lidt og kompetencerne udvikles. Dette er en proces, som styres af den nærmeste leder. Kompetenceudvikling skaber menneskelig kapital for virksomheden og er således en god investering. Man kan dele kompetenceudvikling op i to dele, som begge er vigtige, nemlig faglig kompetenceudvikling og personlig kompetenceudvikling.
Den faglige kompetenceudvikling består i at blive bedre til at udføre sine opgaver. Det kan være, at man ikke har de fulde kompetencer til sine opgaver endnu, enten fordi man er ny, eller fordi opgaverne er nye. Det kan være alt fra kerneopgaver til, hvordan man bruger et it-system. Kompetenceudvikling kan gøres med sidemandsoplæring, instruktioner, selvstudier, kurser m.v. Det er vigtigt at have fokus på alle typer af opgaver, medarbejderen har. Det er normalt lederen, der har ansvaret for denne proces.
Den personlige kompetenceudvikling består i at udvikle medarbejdernes arbejdsevne, det vil sige måden, man arbejder, og måden, man er på. Det kan fx være evnerne til at prioritere at få gjort tingene med det samme, at samarbejde, at sige fra, at mentalt give slip på ting osv. Det kan også være evnen til at håndtere sin ’indre chef’, så man kan være mere realistisk, tilfreds med det, man når, ikke unødigt tager andres ansvar på sig osv. Her vil kompetent stresscoaching ofte være den mest effektive måde at gøre det på.
En anden måde at forebygge individuel stress på er at hjælpe en medarbejder med at udvikle troen på, at vedkommende kan klare sine opgaver (self-efficacy). Mange er i tvivl om, om de gør deres arbejde godt nok. Nogle føler sig ikke kompetente til deres job og kan være bange for at blive ’afsløret’, selv om de er kompetente. En medarbejder, der er i tvivl om egen formåen, kan let blive stresset. Det vil ofte være lederen, der har dette som en opgave.
Endelig kan man udvikle den stresskompetente medarbejder – eller sagt på en anden måde, den langtidsholdbare medarbejder. Det kaldes nogle gange robusthed eller resiliens. Det betyder, at vedkommende lærer selv at håndtere både nuværende og nye situationer. Medarbejderen lærer at blive god til at opdage dagligdagsstressen (dråberne), hvad årsagerne er (både arbejdsmæssigt og privat) og får teknikker til at håndtere dem – også årsager, man ikke kender endnu. Da al stress ikke kan forebygges, så lærer vedkommende også at restituere bedst muligt (at tømme bægeret), hvis dette skulle være nødvendigt. Det vil være livet som helhed, vedkommende skal håndtere, da stress i privatlivet påvirker arbejdet og omvendt. Alt dette er noget af det, man lærer med kompetent stresscoaching. Nogle gange består hjælpen i at lære ikke at blive stresset på trods af omstændighederne.
At forebygge stress individuelt kan forebygge meget stress, men hvis stressen kommer fra det sociale, ledelsen, strukturen eller kulturen, så skal der som regel mere til. Det er vigtigt med en indsats på det rigtige niveau. I det næste indlæg vil jeg komme ind på, hvordan man kan forebygge stress på gruppeniveau. Du kan se indlægget her: Forebyg stress i gruppen.